Mindful vergaderen

Vergaderen wordt vaak ervaren als een verplicht nummer. Vaste dag, vaste tijd, vaste plaats, vast format, vast protocol. Niet verwonderlijk dat er in de praktijk vaste patronen ontstaan. Patronen in rollen en omgangsvormen, patronen in de manier waarop onderwerpen worden bediscussieerd, patronen in de wijze van besluitvorming.

Een dergelijke ingesleten en voorspelbare manier van vergaderen heeft bepaalde voordelen, maar kent zeker ook nadelen. De vergadering kan gemakkelijk verworden tot een bloedeloos ritueel, bepaalde onderwerpen of perspectieven komen structureel niet of onvoldoende aan bod, of deelnemers groeien zo in een rol dat ze hier nauwelijks nog uit kunnen komen. Zelfs niet wanneer het belang van het grotere geheel zowel als het eigen belang gediend zou kunnen zijn met wat je een ‘roloffer’ zou kunnen noemen.

3_2

Mindful vergaderen: wat is het?

Mindful vergaderen is letterlijk genomen ‘Vergaderen met aandacht’. Bij Mindful vergaderen worden de deelnemers uitgenodigd met volle aandacht aanwezig te zijn bij het vergaderen. Dit doen we in de kern door een zogeheten ‘spreekstaf’ te introduceren. Eenieder die het woord wil nemen kan de spreekstaf ter hand nemen. Zolang iemand de staf in handen heeft is alleen die persoon aan het woord. Is deze persoon uitgepraat dan keert de staf weer terug in de groep en kan iemand anders het woord nemen. Er kan een fysieke spreekstaf worden gebruikt, maar een alternatief vanuit hetzelfde principe kan ook.

Wat levert het op?

In de praktijk blijkt dat bij Mindful vergaderen de bij de deelnemers aanwezige kennis en wijsheid beter tot zijn recht komt dan bij de gangbare manieren van vergaderen. Er worden veel minder woorden gebruikt, er wordt minder tijd besteed aan discussies, er wordt aandachtiger en zorgvuldiger gesproken,
er wordt beter naar elkaar geluisterd. Dit alles maakt dat bij het bereiken van overeenstemming deze overeenstemming ook daadwerkelijk zo ervaren wordt. Ze is immers de vrucht van het helder en respectvol uitwisselen van argumenten en zienswijzen.
Mindful vergaderen komt behalve de besluitvorming ook de teamgeest ten goede. Mindful vergaderen is respectvol vergaderen.

3_3

Hoe ziet zo’n sessie eruit?

Bodhi ‘Mindful vergaderen’ komt in twee varianten:

  1. Een trainer van Bodhi introduceert het concept Mindful vergaderen bij de deelnemers, en maakt de deelnemers hiermee vertrouwd d.m.v. een korte oefensessie met de praatstaf over een willekeurig onderwerp (45 min totaal). Vervolgens trekt de trainer zich terug, en gaat de groep zelfstandig verder.
  2. Een trainer van Bodhi treedt op als facilitator gedurende de gehele bijeenkomst, desgewenst met een procesmatige evaluatie na afloop van de inhoudelijke vergadering.

Een sessie Mindful vergaderen kan gaan over actuele inhoudelijke agenda-
punten, maar kan ook de huidige vergaderpraktijk of organisatiecultuur als onderwerp hebben.

Investering per variant

variant 1: € 75,– (45 min)
variant 2: € 350,– (1 dagdeel)

Vermelde prijzen zijn exclusief BTW. Organisaties die hun BTW niet kunnen terugvorderen van de fiscus (de meeste scholen, en overheden en stichtingen) bieden we een korting van 15% op alle diensten, met uitzondering van de catering.

Locatie en aantal deelnemers

Mindful vergaderen vindt plaats in Centrum Bodhi. De hiervoor vermelde bedragen hebben uitsluitend betrekking op de diensten van onze trainer: huur van de ruimte is niet inbegrepen. Mindful vergaderen op een andere locatie is mogelijk in overleg.
Bodhi Mindful vergaderen is geschikt voor groepen van 6 tot 14 personen.
Bij groepen tot 8 tot 10 personen kan een fysieke ‘praatstaf’ worden gebruikt, bij grotere groepen wordt een alternatief voor de praatstaf ingezet.

Kort voorgesprek gewenst

Graag hebben we met u een kort voorgesprek over uw wensen en verwachtingen. Wilt u Mindful vergaderen gewoon een keer uitproberen, of wilt u inzetten op een heuse omslag in de huidige vergaderpraktijk? Of misschien iets in het midden van de twee?
Hierom, en om wat praktische zaken op een rij te zetten, hebben we graag een kort voorgesprek met u. Dit kan ook telefonisch.

Als de eerste sessie goed is bevallen dan bent u uiteraard welkom voor een volgende.